REGLEMENTATION

Tout agent public en activité a droit pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre statutairement à un congé annuel.
Ce congé est d’une durée égale à 5 fois les obligations hebdomadaires de service majorée de 2 jours hors saison et d’un jour de fractionnement sous condition.
Le congé est une position d’activité avec tous les droits liés de cette position (traitement, avancement, droit à la retraite) même si l’agent public n’assure pas son service ; il bénéficie à son retour du repos hebdomadaire consécutif à sa période de congé.

Les congés de maladie, de maternité, de paternité, d’adoption doivent être considérés comme services accomplis pour le droit au congé annuel ainsi que le temps passé en congé longue maladie ou en congé longue durée. Il en est de même pour les périodes de consommation de jours de Compte Epargne Temps.

Le congé dû au titre d’une année doit être pris dans l’année civile et/ou avant le terme du contrat de travail s’il intervient en cours d’année. Cette règle est d’une application stricte même à la suite des positions de congé maladie, maternité et adoption, accident du travail et maladie professionnelle et congé de longue maladie et congé longue durée.

Les congés annuels de l’année ne peuvent pas être reportés sur l’année suivante, sauf autorisation exceptionnelle du Directeur des Relations Humaines. Cette autorisation est délivrée dans le cadre d’une demande de report de jours pour nécessités de service ou pour raisons de santé transmise par le cadre supérieur de santé ou le directeur fonctionnel. En dehors de ces reports exceptionnels, les congés annuels non pris peuvent alimenter un Compte Epargne Temps selon les modalités définies par le décret n° 2012-1366 du 6 décembre 2012.

Les congés annuels non pris et pour lesquels il n’y a pas d’autorisation de report sur l’année suivante sont considérés comme perdus. Ils ne donnent lieu à aucune indemnité compensatrice. Cette règle s’applique également aux agents cessant leurs fonctions en cours d’année.

 

PLANIFICATION DES CONGES SUR L’ANNEE CONSIDEREE
La planification des congés annuels pour l’ensemble de l’année doit être élaborée avec le plus grand soin et le maximum d’attention, notamment pour les congés en période d’été. L’organisation des autres congés, en particulier lors des congés scolaires, doit respecter les règles définies dans la note de service annuelle sur l’organisation du temps de travail du personnel non médical et relève de la possibilité d’absorption des absences par l’équipe concernée, le remplacement de congés de maladie qui s’ajouteraient ne pouvant être garanti.
Les prévisions de congés annuels doivent être obligatoirement communiquées à la Direction des Relations Humaines dans le calendrier défini dans la note de service annuelle sur l’organisation du temps de travail du personnel non médical, pour une vérification et une validation au plus tard le 31 mars de l’année considérée.

Règles de planification des congés
Il apparaît légitime que chaque agent puisse bénéficier de congés en période estivale. Cependant, la qualité des soins et de toute autre prestation doit être maintenue pendant cette même période, ce qui impose un étalement et un fractionnement des congés.
La prise des congés sur la période estivale doit s’étendre du 15 juin au 15 septembre de l’année considérée. Il est nécessaire de définir des règles d’absence d’agents en même temps sur une même période et ce afin d’assurer la continuité des services. A ce titre, lors de l’élaboration des plannings, les cadres ou les responsables de service sont les garants du respect de la continuité du fonctionnement du service. Pour les secteurs soumis à continuité de service, le respect d’un ratio du quart des agents absents sur une même période pour l’ensemble des périodes de congés de l’année est de nature à assurer une gestion optimisée des équipes.

L’organisation des congés annuels doit se faire de manière concomitante avec les absences prévisionnelles des équipes médicales. Pour les autres secteurs, la proportion d’agents absents en même temps est à définir en fonction de l’organisation du service.
Afin de permettre à chaque agent de disposer, dans la mesure du possible, de congés en période estivale, la période maximale d’absence, tous congés confondus, ne doit pas excéder 3 semaines consécutives. Ce principe constitue la règle de base. Toute dérogation à ce principe doit être exceptionnelle, justifiée par l’activité du service et argumentée par le cadre auprès de la DRH qui prend la décision.
L’équité doit également être garantie sur la pose des congés des périodes de fêtes de fin d’année. Les agents nouvellement recrutés (présence inférieure à une année) quel que soit le grade ne sont pas prioritaires pour prendre des congés pendant la période estivale.
Certaines catégories de personnels relevant parfois de responsables de services différents doivent coordonner leurs congés selon les règles établies.
Compte tenu de ces données, l’échelonnement maximal des congés doit être recherché par les responsables de tous les services (soins, médico-techniques, administratifs, techniques) avec la compréhension et la collaboration des agents concernés. Aussi, il est demandé à l’encadrement de prévoir le nombre de réunions de concertation nécessaire avec les agents afin d’établir le tableau prévisionnel des absences pour les congés annuels notamment.

Modalités pratiques
Suite au recueil des souhaits auprès des personnels, chaque responsable doit saisir les congés annuels prévisionnels validés sur l’intégralité de l’année selon le calendrier défini. Une fois la saisie terminée, le responsable a l’obligation d’informer la Direction des Relations Humaines via un courriel adressé à la liste de diffusion « groupe référent GTT ».

Autorisation de modification de congés
Le tableau prévisionnel des absences peut être modifié uniquement dans les cas suivants :
– exceptionnellement, à la demande des agents, par permutation de périodes entre agents ;
– à l’initiative du responsable du service ou de la DRH lorsque la continuité du service n’est pas assurée, notamment en raison d’une absence pour maladie.
Aucune modification des dates de congé ne peut s’effectuer sans concertation avec l’agent, le cadre ou le responsable du service et les collègues concernés. Ces modifications doivent respectées les règles définies dans la présente note.

 

MODALITES
Un agent peut exceptionnellement être rappelé pendant son congé annuel en cas de nécessité de service, les congés non pris sont alors replanifiés sur l’année civile.
• Le congé annuel planifié se situant immédiatement après un arrêt de travail, quelle qu’en soit la cause (maladie, maternité, accident du travail…), n’est dû que si l’agent fournit un certificat médical d’aptitude à la reprise du travail. Ce document est à transmettre au responsable hiérarchique, qui doit être prévenu par l’agent, puis envoyé à la DRH.
• Le congé annuel est interrompu de plein droit par un congé maladie sur présentation du certificat médical, le congé maladie se substituant à lui. Les jours de congé annuel non pris sont alors reprogrammés dans le respect des conditions d’attribution en vigueur. En aucun cas, un agent ne pourra prolonger ses congés annuels après un arrêt de maladie au-delà de la date initialement prévue par le responsable hiérarchique sans accord de ce dernier.
Si l’arrêt maladie est supérieur à 30 jours seul le Médecin du Travail peut constater l’aptitude ou non à reprendre ses fonctions. Une fois l’aptitude constatée avec l’accord du cadre et sous réserve des nécessités de service l’agent peut bénéficier d’un congé annuel à la suite de son arrêt.
Si l’arrêt maladie est inférieur à 30 jours, c’est le médecin traitant qui se prononce sur l’aptitude à la reprise de fonctions. Ce certificat médical doit être transmis au responsable du service qui l’envoie à la DRH.
Le congé annuel planifié ne peut être ni interrompu ni réduit par une demande d’autorisation d’absence exceptionnelle (exemples : décès, garde d’enfant, mariage/PACS…).

 

DUREE
Les jours de congé annuel sont décomptés en jours ouvrés c’est-à-dire en jours prévus de travail (n’importe quel jour du lundi au dimanche inclus) pour l’ensemble du personnel non médical de jour comme de nuit.
La durée du congé annuel est calculée du premier au dernier jour, déduction faite des repos hebdomadaires, des jours fériés, des repos compensateurs au titre du travail à temps partiel ou du travail de nuit et le cas échéant des RTT cycliques.
Pour un agent de jour à temps plein présent toute l’année : les droits à congé annuel sont de 25 jours de congés annuels. Par ailleurs, l’agent peut bénéficier de 2 jours hors-saison et 1 jour de fractionnement en fonction des conditions d’octroi.
Pour tous les autres cas : personnel de jour ou de nuit, agent à temps partiel, recrutement ou départ en cours d’année, il convient de se référer à la note de service annuelle sur l’organisation du temps de travail du personnel non médical.

L’acquisition des 3 jours exceptionnels est fonction de la pose des congés annuels uniquement (25 CA), la pose des RTT et des RC n’est pas concernée. Une même période peut ouvrir droit à la fois au fractionnement et aux hors saisons (exemple: 5 CA consécutifs posés en février permettent l’acquisition d’un jour de hors saison et sont comptabilisés pour une période de fractionnement).

Calcul des jours hors saison :
L’agent qui prend trois, quatre ou cinq jours ouvrés de congés annuels, en continu ou discontinu, lors des périodes allant du 1er janvier au 30 avril et du 1er novembre au 31 décembre, bénéficie d’un jour de congé supplémentaire.
Un deuxième jour de congé supplémentaire est attribué à l’agent lorsque ce nombre est au moins égal à six jours ouvrés.
Le bénéfice des jours hors saison est calculé à partir du cumul des deux périodes (exemple: 2 CA posés au mois de janvier et 1 CA posé au mois de février, ouvre droit à 1 jour hors saison, si l’agent pose en plus 1 CA en novembre et 2 en décembre il bénéficiera de 2 jours hors saison).
Les agents peuvent également poser 6 fois 1 CA sur les périodes soit 1 en janvier 1 en février, 1 en mars 1 en avril, 1 en novembre et 1 en décembre pour bénéficier des 2 jours hors saison.
Pour les agents en repos fixe, le calcul est réalisé sur des jours ouvrés (du lundi au vendredi).
Pour les agents en repos variable, le calcul prend en compte les jours calendaires (y compris samedi et dimanche).
Le(s) jour(s) hors saison peu(ven)t être posé(s) jusqu’au 31 janvier de l’année suivante, sans que ce(s) jours fasse(nt) l’objet d’une demande de report de jours pour nécessités de service auprès de la Direction des Relations Humaines.

Calcul du jour de fractionnement
L’agent qui fractionne ses congés annuels en au moins trois périodes d’au moins cinq jours ouvrés consécutifs chacune bénéficie d’un jour de congé supplémentaire. Les agents en repos fixe doivent positionnés 5 jours de congés annuels consécutifs du lundi au vendredi.
Pour les agents en repos variable pour lesquels les périodes de congés annuels sont souvent fractionnés de repos hebdomadaires (RH) et non de 5 congés annuels (CA) consécutifs, il convient de calculer les périodes de fractionnement sur 7 jours glissants.
Exemple: – 5 CA – 2 RH : 1 période de 5 jours
– 3 CA – 2 RH – 2 CA : 1 période de 5 jours
Cette période de 7 jours glissants ne peut être interrompue que par des RH. Si un férié intervient sur cette période, il pourra être décalé à titre exceptionnel et dérogatoire au plus près du jour où il aurait dû être pris. A défaut, les jours fériés ne peuvent être déplacés.
A noter, les jours fériés doivent être maintenus le cas échéant sous un congé maladie. Le calcul sur 7 jours glissants ne concerne pas les agents en repos fixes (il est impossible de déplacer un férié pour les agents à repos fixe).
A noter, 3 semaines consécutives de congés annuels posées l’été génèrent une seule période de fractionnement.
Si cette période de congés annuels est interrompu par d’autres types de congés (ex. RTT ou jours de CET), cela génère une seule période de fractionnement.
Le jour de fractionnement peut être posé jusqu’au 31 janvier de l’année suivante, sans que ce dernier fasse l’objet d’une demande de report pour nécessités de service auprès de la Direction des Relations Humaines.

Changement de la planification de la pose des congés annuels pour nécessités de service :
S’il y a un changement dans la pose des congés annuels entre le planning prévisionnel et le planning réel, à la demande de l’encadrement pour nécessité de service, l’agent conserve le droit aux jours exceptionnels qu’il aurait acquis dans le planning prévisionnel. Une demande devra alors être formulée au près de la Direction des Relations Humaines pour mettre à jour les compteurs.
En revanche, cela n’est pas le cas lorsque les modifications de la planification des congés annuels sont liées à la demande de l’agent ou en cas d’absence de l’agent sur la période ouvrant droit.

Planification des jours exceptionnels :
Dès lors que les conditions d’acquisition sont remplies, il est possible de planifier les jours exceptionnels acquis. Il n’est pas nécessaire d’avoir acquis les deux jours hors saison pour pouvoir en poser un. En revanche, le prévisionnel du planning étant susceptible d’être modifié, notamment en raison d’une absence, les jours exceptionnels ne doivent pas être pris par anticipation.
Les congés annuels des agents quittant définitivement le CHU doivent être pris avant la date prévue pour la cessation de fonction.
De même, avant tout changement d’affectation, les droits à congés au titre de la période écoulée doivent être épuisés au préalable dans l’ancien service.
L’autorité investie du pouvoir de nomination permet à chaque agent de bénéficier, sauf contrainte impérative de fonctionnement du service, de trois semaines de congés annuels consécutifs maximum, si l’agent le souhaite, durant la période d’été (15 juin – 15 septembre).

Droits à congé annuels des agents non présents sur une année complète : Un agent a droit à un congé annuel de deux jours ouvrés par mois ou fraction de mois supérieure à quinze jours écoulés depuis l’entrée en fonction. A titre d’illustration, un agent recruté le 18 janvier ne bénéficie pas des droits à congés annuels de janvier.
Les congés annuels des agents à temps partiel “ groupés ” de jour sont proratisés sur la base de 25 jours ouvrés. S’y ajoutent 2 jours hors-saison et 1 jour de fractionnement si l’agent remplit les conditions.
L’agent qui n’exerce pas ses fonctions pendant la totalité de l’année civile a droit à un congé annuel de 2 jours ouvrés par mois ou fraction de mois supérieure à 15 jours écoulés depuis son entrée en fonction.
L’absence du service au titre des congés annuels ne peut excéder 31 jours consécutifs, sauf en ce qui concerne les fonctionnaires bénéficiant d’un congé bonifié. S’il a exercé ses fonctions pendant la totalité de la période de référence du 1er janvier au 31 décembre, il a droit à 25 congés annuels. Si l’agent non présent sur une année complète remplit les conditions pour bénéficier des jours hors saison et du jour de fractionnement, il peut en bénéficier.
A noter il n’existe pas d’interdiction institutionnelle de poser des congés annuels sur la période du 15 décembre au 31 décembre. La pose de CA sur cette période est autorisée ou non pas l’encadrement, dans chaque service, en fonction des nécessités de service.

 

CONDITIONS D’ATTRIBUTION
La programmation des congés annuels doit permettre d’assurer la permanence du fonctionnement des services et des conditions d’attribution équitables entre les agents. Celle-ci est organisée par le responsable après consultation des agents et permet d’élaborer le planning prévisionnel des congés annuels, sur le logiciel de gestion des temps ou via le support Excel dédié à cet effet, afin que les demandes de congés soient communiqués à la Direction des Relations Humaines selon le calendrier défini dans la note de service annuelle sur l’organisation du temps de travail du personnel non médical, pour validation.

Pour déterminer l’ordre des départs, il doit être tenu compte autant que possible des situations suivantes :
→ Les agents chargés de famille (enfants d’âge scolaire de 6 à 16 ans et enfants handicapés quel que soit leur âge) bénéficient autant que possible d’une priorité pour le choix des périodes de congés annuels,
→ En cas d’égalité des droits, la date d’entrée dans l’établissement est prise en considération,
→ Les agents recrutés à compter du mois de décembre de l’année précédente ne sont pas prioritaires en ce qui concerne la prise des congés durant la période estivale,
→ Il est tenu compte des congés de l’année précédente, l’octroi systématique du même mois à un agent, même chargé de famille, n’est pas équitable s’il en résulte une gêne pour les autres,
→ En cas de congé de maternité ou d’adoption ou de longs arrêts de maladie prévus dans le deuxième semestre, il est conseillé de donner la plus grande partie du congé annuel avant le début du congé afin de préserver au mieux les droits des agents et éviter que ces derniers se trouvent dans l’impossibilité de les prendre à l’issue de l’absence.
→ À noter, les périodes de congés du conjoint travaillant au sein de l’établissement ou auprès d’un autre employeur ne sont pas prioritaires par rapport à l’organisation du service. Cependant, une rotation doit avoir lieu en cas de blocage répété pour favoriser un accès équilibré entre les agents à toutes les périodes.

Les agents en promotion professionnelle bénéficient des droits à congé annuel de l’école ou de l’institut de formation où ils sont affectés. Ainsi, avant de rejoindre, l’école ou l’institut, ou à la sortie de celle-ci, chaque élève bénéficie d’un nombre de jours ouvrés de congé annuel, variables selon ceux accordés par l’école, au vu des justificatifs produits, dans la limite de 25 jours par année civile auxquels s’ajoutent 2 jours hors-saison et 1 jour de fractionnement s’il remplit les conditions.

 

REPORT DE CONGES
Le principe selon lequel les droits acquis doivent être pris dans l’année civile demeure, et devra être respecté dans la mesure où les nécessités de service le permettent et dans le strict respect du délai du 31 décembre, au-delà de cette date les congés seront perdus.
Ce n’est qu’après validation de la DRH que les compteurs du logiciel de temps de travail seront mis à jour par les services de la DRH.

Règlementation
– Décret n° 2002-8 du 04 janvier 2002 relatif aux congés annuels des agents des établissements mentionnés à
l’article 2 de la loi n°86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique
hospitalière.
– Circulaire n° DGOS/RH3/DGCS/4B/2013/121 du 20 mars 2013 et instruction n° DGOS/RH3/DGCS/2013/356 du
1er octobre 2013 relative à l’incidence de l’absentéisme sur le report des congés annuels des fonctionnaires
hospitaliers.
– Instruction n° DGOS/RH3/RH4/DGCS/4B/2015/41 du 11 février 2015 précisant le dispositif du report des
congés annuels des agents absents du fait d’un congé pour raisons de santé, d’un congé maternité, d’un congé
d’adoption, d’un congé de paternité ou d’un congé parental.

Report de congés annuels pour raison de santé
Un report de congés annuels sur l’année N+1 des jours de congés annuels non pris sur l’année N pourra être appliqué, en fonction des nécessités de service, aux personnels titulaires, stagiaires ou contractuels qui se sont absentés pendant plus de 90 jours consécutifs sur l’année N pour les motifs suivants :
→ Congé de maladie ordinaire,
→ Congé de maternité,
→ Congé d’adoption,
→ Congé de longue maladie, congé de longue durée, accident de travail, maladie professionnelle.

En ce qui concerne le congé de paternité, les congés annuels devront être positionnés prioritairement avant le 31 décembre de l’année N, puisque le congé (11 jours ou 18 jours) peut être pris dans les quatre mois entourant la naissance.
Lorsqu’un agent souhaite bénéficier d’un congé parental, les congés annuels acquis sont positionnés directement après le congé maternité par la DRH et c’est ce positionnement qui détermine la date de début du congé parental.
Le report accordé en année N + 1, dans la limite d’une absence du service n’excédant pas 31 jours consécutifs, pour tout ou partie des jours de congés annuels, sera autorisé par la DRH. Pour ce faire, un système de gestion spécifique est mis en place dans le logiciel de gestion des temps par l’initialisation d’un compteur par la DRH donnant l’accès à l’encadrement au code « CR ».

Les congés reportés ne peuvent pas faire l’objet d’une épargne sur un Compte Epargne Temps et doivent être positionnés sur le planning après la planification des congés annuels et RTT de l’année N.
Afin de recenser les personnels concernés par le report, les cadres de santé de pôle et les directeurs devront faire parvenir à la DRH avant le 15 janvier de l’année N+1, puis tout au long de l’année au moment de la reprise des agents après un arrêt de plus de 90 jours, un état nominatif détaillé des agents extrait du logiciel de gestion du temps de travail indiquant le nombre de jours de congés annuels à reporter en N+1.

Report de jours (CA, RTT, RC) pour nécessité de service
A titre exceptionnel et dérogatoire, les demandes de reports pour nécessités de service au titre de l’année N doivent faire l’objet d’un courrier spécifique motivé par les cadres de santé de pôles ou les directeurs référents auprès de la Direction des Relations Humaines, accompagné de l’édition des compteurs du logiciel de gestion du temps de travail.
L’édition porte le nom de la personne référente si besoin, l’équipe de référence, les noms et matricules des agents (pour éviter les erreurs d’homonymie). Après avis favorable de la DRH, un report pourra être accordé uniquement sur le mois de janvier de l’année N
+1.
Rappel : les Sujétions Particulières (SP) de l’année N peuvent être positionnées jusqu’au 31 janvier de l’année N+1 sans demande particulière.

 

CAS PARTICULIERS
Congés bonifiés : 
Concernent les agents titulaires et stagiaires, originaires des Départements d’Outre-Mer, au maximum une fois tous les 3 ans, en règle générale.
→ Conditions à remplir :
– Avoir 24 mois de service effectif ininterrompu
– Être originaire de et/ou dont le centre d’intérêts moraux et matériels est situé en : GUADELOUPE, GUYANE, MARTINIQUE, MAYOTTE, REUNION et si les nécessités de service ne s’y opposent pas.

→ La bonification de congé est de 30 jours consécutifs au maximum et s’ajoute au congé annuel.
→ Le congé et la bonification doivent être consécutifs et ne pas excéder 65 jours consécutifs.
→ Le congé annuel de l’année ne doit pas être fractionné.
→ Les délais de route sont inclus dans le congé bonifié.
→ Toute fraction de bonification non utilisée ne peut être reportée.
→ La bonification au-delà des 31 jours consécutifs n’ouvre pas droit à RTT, dans les mêmes conditions que les congés de maladie ordinaire, pour accident de service ou du travail et maladie professionnelle, CLM CLD, maternité, adoption, congé de paternité, évènements familiaux (à l’exception du décès d’un proche).
→ Les agents bénéficiant d’un congé bonifié ne peuvent pas prétendre aux jours “ hors-saison ” et au “ jour de fractionnement ”.Le nombre de jours ouvrés de congés annuels est donc de 25. Aucun jour R.T.T ne peut être posé pendant la période de congé bonifié.

Contractuels à temps non complet
En référence à la Circulaire DHOS/P1 n° 2002-240 du 18 avril 2002, une règle spécifique s’applique aux agents contractuels particuliers exerçant à temps non complet dont l’activité hebdomadaire est répartie de manière irrégulière. Leurs droits à congé sont exprimés en capital d’heures correspondant à 5 fois la durée hebdomadaire que doit effectuer l’agent pondéré au titre de la journée de solidarité.
Chaque jour de congé est décompté de ce capital pour la durée de service que l’agent aurait dû effectuer ce jour-là.
Les intéressés sont prévenus par courrier individuel de leurs droits et la gestion annuelle est assurée par la Direction des Relations Humaines.

Pour toutes questions sur ce sujet n’hésitez pas à nous contacter :

→ Ligne externe : 05/55/05/91/82
→ En interne (poste87117)
→ Par mail : cgt.chu.limoges@wanadoo.fr
→ Par « l’onglet contact » en haut de ce site ou nous rendre visite au local syndical CGT (self du personnel)