ENTRETIEN ANNUEL D’EVALUATION

Cliquez ici pour consulter la note d’information de l’EAE et de formation 2021

DEFINITION

L’Entretien Annuel d’Evaluation (EAE) est obligatoire pour l’ensemble du personnel titulaire, stagiaire et pour les personnels contractuels présents depuis plus d’un an.

OBJECTIF

Cette démarche a pour objectifs de :
– Réaliser le bilan de l’année écoulée et définir les objectifs à venir
– Identifier avec l’agent les compétences à développer
– Définir les moyens nécessaires à l’amélioration des compétences
L’EAE facilite ainsi le dialogue et la communication entre l’agent et le responsable.

PROCEDURE

La Direction des Relations Humaines adresse en Mars/Avril une note d’information sur le déroulé de la campagne annuelle. L’EAE est organisé par le supérieur hiérarchique direct sur la période du 1er avril et le 31 août de chaque année. Il est recommandé de réaliser l’EAE sur une durée moyenne d’une heure.
Chaque agent est informé par son cadre, au minimum 15 jours au préalable, de la date et de l’heure de l’entretien. Le cadre indique à l’agent les modalités d’accès aux documents nécessaires pour réaliser la préparation de l’EAE.

L’EAE porte sur :
– les résultats professionnels obtenus par l’agent au regard des objectifs fixés
– les objectifs à fixer pour l’année à venir
– l’évaluation des compétences professionnelles de l’agent
– la manière de servir de l’agent
– les acquis de son expérience professionnelle
– les capacités d’encadrement, le cas échéant
– les besoins en formation de l’agent au regard des besoins du service (entretien annuel de formation)
– les perspectives d’évolution professionnelle de l’agent (mobilité interne, préparation aux concours…)
Les critères à partir desquels la valeur professionnelle des agents est appréciée ainsi que le contenu du compte rendu de l’EAE sont fixés par décision de la Direction après avis du comité technique d’établissement.

 

SUPPORT
Un compte rendu comportant une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l’agent est établi et signé par le supérieur hiérarchique direct de l’agent. Celui-ci est réalisé en version informatique via GESFORM.

 

SITUATIONS SPECIFIQUES DE L’EAE DE L’AGENT CONTRACTUEL

Les agents recrutés pour faire face à un besoin permanent, par contrat à durée indéterminée ou par contrat à durée déterminée supérieure à un an, bénéficient chaque année de l’EAE selon la même procédure définie ci-dessus.
Le compte rendu de l’EAE est communiqué à l’agent qui le complète le cas échéant de ses observations. La Direction peut être saisie par l’agent d’une demande de révision de ce dernier dans un délai de 30 jours francs à compter de la date de notification à l’agent.
La Direction doit alors apporter une réponse dans un délai de 15 jours francs à compter de la date de réception de la demande de révision de l’agent.
L’agent dispose ensuite d’un délai d’un mois pour porter un recours envers cette décision en commission consultative paritaire.
La Direction communique à l’agent qui en accuse réception le compte rendu définitif de l’entretien professionnel. Une copie est conservée au sein du dossier administratif de l’agent.

 

 

ÉVALUATION DU PERSONNEL CONTRACTUEL

DEFINITION
Les personnels en contrat à durée déterminée sont évalués avant chaque fin de contrat quelque soit leur grade.
Les personnels en contrat à durée indéterminée sont quant à eux évalués, une fois par an, lors de l’entretien annuel d’évaluation.

OBJECTIF
L’évaluation de l’agent contractuel a pour objectif de permettre à la Direction des Relations Humaines d’obtenir des informations fiables quant aux compétences et à la manière de servir de l’agent au sein du service. Le retour de la grille d’évaluation par l’encadrement permet ainsi de statuer sur la prolongation de l’agent au sein de l’institution ou le cas échéant sur la fin de contrat de ce dernier.

PROCEDURE
La première évaluation d’un agent contractuel a lieu au cours de sa période d’essai qui peut varier entre 8 jours et 4 mois. Si aucun problème n’apparait durant cette période, il n’est pas nécessaire pour l’encadrement de faire retour d’une grille d’évaluation.
Au cours de son parcours, un agent contractuel est évalué avant chaque terme de contrat. Une grille d’évaluation institutionnelle est alors adressée par la Direction des Relations Humaines au Cadre Responsable de l’agent en fonction de leur préavis qui varie de :

– 8 jours pour une présence inférieure à 6 mois
– 1 mois pour une présence comprise entre 6 mois et 2 ans
– 2 mois pour une présence supérieure à 2 ans

Les cadres disposent d’un délai d’environ 15 jours pour retourner la grille. Si toutefois ils ne peuvent tenir le délai imposé, ils ont la possibilité d’envoyer un mail à la Direction des Relations Humaines pour leur faire part de la manière de servir de l’agent afin de pouvoir procéder à l’éventuelle prolongation de contrat. A noter que la grille d’évaluation est un élément essentiel du dossier administratif de l’agent, c’est pourquoi il est nécessaire que l’encadrement en fasse retour dès que possible.
En cas de difficultés rencontrées avec l’agent, il est demandé à l’encadrement de réaliser un rapport qu’il devra joindre à la grille d’évaluation.
Une décision de non renouvellement d’un contrat ou de licenciement peut faire l’objet d’un recours contentieux, il est donc impératif que les appréciations soient cohérentes et justifient la décision prise par la Direction des Relations Humaines.

SUPPORT
L’évaluation est réalisée à partir d’une grille institutionnelle qui doit être classée au sein du dossier administratif de chaque agent

 

 

 

 

ÉVALUATION DU PERSONNEL EN VUE D’UN CONCOURS SUR TITRES

DEFINITION
Le concours sur titres permet à un agent de l’établissement d’intégrer la Fonction Publique Hospitalière dans le respect de la réglementation en vigueur. Il consiste pour le jury à examiner les titres et diplômes requis pour accéder au grade concerné, ainsi que les compétences et la manière de servir évalués par le cadre.

OBJECTIF
L’évaluation du personnel en vue d’un concours sur titres est un élément indispensable pour le jury. L’appréciation sur la manière de servir constitue un élément pris en compte pour l’admission du candidat au concours. Il est primordial pour le cadre responsable de réaliser une évaluation en cohérence avec les évaluations précédentes.

PROCEDURE
Les fiches d’appréciation sont diffusées aux Cadres Responsables de l’agent qui a déposé une candidature à un concours sur titres. Le respect des délais mentionnés sur les courriers d’envoi est impératif. En effet, les réunions des membres du jury sont fixes et non modulables, tout élément manquant au dossier pénaliserait la candidature de l’agent.

SUPPORT
L’évaluation du personnel en vue d’un concours sur titre est matérialisée par une grille d’évaluation institutionnelle

 

ÉVALUATION DU PERSONNEL PENDANT L’ANNEE DE STAGE

DEFINITION
Le stage est la période probatoire pendant laquelle l’agent exerce ses fonctions avant d’être titularisé. Sa durée au minimum d’une année et peut être prolongée en fonction de la manière de servir de l’agent, d’une durée au moins égale.

OBJECTIF
Pendant l’année de stage, deux évaluations sont programmées :
– la première après six mois (appréciations de mi-stage)
– la seconde avant la date anniversaire de la nomination de l’agent (avis de titularisation)
Il est impératif, à ce niveau, de réaliser une évaluation rigoureuse et précise dans la mesure où la titularisation d’un agent valide son intégration dans le statut de fonctionnaire.

PROCEDURE
Les grilles d’évaluation sont envoyées dans les services six mois après la nomination de l’agent stagiaire (appréciations de mi-stage) puis à la date anniversaire (avis de titularisation). Les délais sont proratisés en Equivalent Temps Plein pour les agents à temps partiel (exemple : un agent à 50% devra faire 2 ans de stage à 50 % pour réaliser les 12 mois requis).

Un agent ne donnant pas satisfaction pendant l’année de stage peut :

→ soit bénéficier d’une prolongation de stage au plus d’un an. Il est soit titularisé soit licencié à l’issue.
→ soit licencié directement sans prolongation de stage

La prolongation de stage intervient également en cas d’absentéisme pendant l’année de stage. Le décompte des jours d’absence est réalisé en cas d’absence supérieure à 36 jours.

 

ÉVALUATION DU PERSONNEL DANS LE CADRE D’UN AVANCEMENT OU D’UNE PROMOTION

DEFINITION
La fonction publique hospitalière est une fonction publique de carrière, ce qui implique pour les fonctionnaires une progression hiérarchique dans les échelons, les grades et les corps.

→ L’avancement de grade se définit comme une promotion à l’intérieur d’un corps, c’est un passage d’un grade à un autre immédiatement supérieur (exemple : aide soignant → aide soignant principal).

Selon le grade, il faut remplir des conditions afin d’être inscrit sur le tableau d’avancement correspondant qui sera étudié lors de la Commission Administrative Paritaire (CAP). Le nombre de postes est déterminé selon un ratio fixé par la réglementation.
Les tableaux d’avancements, soumis aux CAP, étudient la situation des agents en prenant en compte la note, l’ancienneté et la manière de servir de l’agent sur la base de l’avis du cadre responsable.

→ La promotion interne permet de changer de corps (exemple : Adjoint administratif → Assistant médico-administratif).
Les fonctionnaires peuvent :
– soit être inscrit sur la liste d’aptitude s’ils remplissent les conditions (grade, ancienneté, compétences professionnelles, manière de servir…)
– soit réussir un examen professionnel Ces deux modalités sont soumises à l’avis de la CAP.

OBJECTIF
Pour ces avancements de grade et promotions, des conditions d’ancienneté et d’avis sur la manière de servir sont requises. Les propositions de l’administration sont ensuite soumises à l’avis de la commission administrative paritaire compétente.

PROCEDURE
Les fiches d’évaluation sont diffusées aux cadres responsables des agents concernés environ deux mois avant la réunion des commissions administratives paritaires, qui ont lieu en général en juin et en décembre. Ils doivent parvenir à la Direction des Relations Humaines un mois avant la réunion de la CAP.

SUPPORT
L’évaluation du personnel en vue d’un concours sur titre est matérialisée par une grille d’évaluation institutionnelle

 

CONTRAT D’OBJECTIFS OU CONTRAT D’ACCOMPAGNEMENT

Le contrat d’objectifs ou le contrat d’accompagnement a pour but d’accompagner un professionnel sur son poste de travail ou en cas de changement de poste de travail. Conclu entre l’agent et le supérieur hiérarchique, il fixe des objectifs à atteindre sur une période déterminée suffisante pour apprécier les résultats et définit les moyens mis à disposition pour l’accompagner. Les modalités de suivi sont également précisées.
Chacune des évaluations doit être formalisée dans un support.
Le contrat d’objectifs ou contrat d’accompagnement ainsi que les bilans afférents sont à communiquées à la Direction des Relations Humaines.

 

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